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档案管理制度
时间:2012-08-07来源:

 为了做好管理工作,根据《档案法》及有关法规,结合我局实际,特制定本制度。

一、办公室的兼职档案员,负责本单位文件、资料的收集、整理、立卷、归卷、归档、保管。

二、文件资料应随时收集,定期分类整理,做到齐全、完整。

三、对收集到的文件、资料应按本局工作需要和有关规定认真进行鉴别,凡有保存查考和参考价值的,如上级领导机关文件,同级机关、单位的有关文件,下级机关、单位的请求、报告和情况反映的,已办结的公文,本局所发的公文,各类统计资料,重要业务资料,以及声像材料、电脑软盘等,都属于收集、整理、立卷的范围。不允许未经鉴别随意将文件、资料销毁或当废纸收理。

四、文件、资料应当随时整理,集中整理、立卷一般在当年年底和次年年初进行。整理时要根据本局工作需要,按照方便适用的原则和发文单位、文件内容以及密级、成文日期等特征进行合理分类;立卷应规范,符合档案部门的统一要求;要做到一次整理、立卷完毕无积存。

五、案卷应进行分类、编号,有序排放,存入档案柜内妥善保管,严防鼠咬、虫蛀、霉变、褪色、破损。秘密档案必须严加保管,严防失密、泄密。

六、档案应随时提供利用。内部使用档案的,档案员应进行登记。查阅保密档案或外部利用档案,需经局长或副局长批准,并对有关情况进行登记,履行使用手续。

七、档案到期需要移交时,由档案员提出,有关人员参与鉴定,局主管领导审核批准,然后按规定向档案部门移交,同时档案员也要作好相应的登记和统计工作。